De werkkostenregeling
De werkkostenregeling komt er aan,
gaat u als werkgever voor Sinterklaas spelen?
| In de zomereditie van onze nieuwsbrief berichtten wij u al over de komst van de werkkostenregeling in 2011. Deze nieuwe regeling komt in de plaats van de huidige loonbelastingregelingen over onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Al zijn nog niet alle onduidelijkheden door de wetgever weggenomen, de theorie is inmiddels genoeg bekend om concrete stappen te ondernemen.
|  |
Kern van de regeling
De huidige fiscale regels voor beroepskosten kennen 29 categorieën vergoedingen en verstrekkingen met elk eigen criteria. In de plaats hiervan wordt één nieuw criterium ingevoerd; de vrije ruimte gebaseerd op de hoogte van uw totale loonsom.
Deze vrije ruimte houdt in dat, ongeacht het karakter van een betaalde vergoeding of verstrekking, een werkgever 1,4% van de totale fiscale loonsom onbelast aan zijn werknemers mag geven. Essentieel onderdeel van de regeling is dat een werkgever de vrije ruimte niet per werknemer hoeft te specificeren. Wel dient individueel de gebruikelijkheidstoets toegepast te worden (is de vergoeding/verstrekking in belangrijke mate hoger dan dat in andere gelijke gevallen en omstandigheden gebruikelijk is). In aanvulling op de vrije ruimte gelden nog een zestal gerichte vrijstellingen.
Zogenoemde intermediaire kosten vallen geheel buiten de werkkostenregeling. Dit betreffen kosten die samenhangen met personeel, maar eigenlijk tot de kosten van uw bedrijf behoren. Vaak zijn dit kosten die een werknemer maakt in opdracht en voor rekening van de werkgever.
Tenslotte zullen er een aantal nihilwaarderingen geïntroduceerd worden. In principe zijn bij de nieuwe werkkostenregeling alle vergoedingen en verstrekkingen belast. Om te voorkomen dat een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen in de vrije ruimte gaan vallen, mogen deze voorziening op nihil gewaardeerd worden. Zodoende kunnen deze voorzieningen toch geheel of gedeeltelijk onbelast aan de werknemer worden verstrekt.
Verstrekte werkvoorzieningen die niet zijn vrijgesteld (bijvoorbeeld de thuiswerkplek) en bovenmatige vergoeding van de gerichte vrijstellingen mogen “doorgeschoven” worden naar de vrije ruimte. Als ook die vrije ruimte is volgelopen is er een 80%-eindheffing verschuldigd over waarmee de vrije ruimte overschreden wordt.
De werkkostenregeling treedt per 1 januari 2011 in werking. Om werkgevers voldoende tijd te geven om de gevolgen te beoordelen en vervolgens wijzigingen in de vergoedingsregels aan te brengen, bestaat er de mogelijkheid om nog gedurende 3 jaar gebruik te maken van het overgangsrecht. Tijdens deze periode van 3 jaar mogen de huidige fiscale regels worden toegepast. Als in 2011 wordt gekozen voor de werkkostenregeling, betekent dit overigens niet automatisch dat ook in 2012 en 2013 de werkkostenregeling geldt. Er kan dan weer gekozen worden voor de huidige regels. Uiterlijk 1 januari 2014 moet de nieuwe werkkostenregeling bij iedere werkgever zijn geïmplementeerd.
In het kader treft u een overzicht van de verschillende hiervoor genoemde begrippen van de werkkostenregeling.
De gevolgen en concrete akties
Goed, de werkkostenregeling komt er aan en de inhoud is bekend. Wat betekent dit voor uw bedrijf? Is het interessant om gebruik te maken van de overgangsregeling? Hoe nu verder?
Het overgangsrecht lijkt een aantrekkelijke optie om beslissingen uit te stellen. Maar daarmee kunt u wellicht een besparing op de loonkosten mislopen. Een goede inventarisatie is daarom wel op z’n plaats. In ieder geval dient uw administratie dusdanig te worden ingericht om een juiste beoordeling van het voordeel van de werkkostenregeling te kunnen maken.
Ook is (her)inrichting van uw administratie gewenst om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de nieuwe regeling. Wanneer zoveel mogelijk kosten vanuit uw administratie kunnen worden toegerekend aan de gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en nihilwaarderingen, gaan deze vergoedingen en verstrekkingen immers niet ten koste van benutting van de vrije ruimte. Zodoende wordt optimaal gebruik gemaakt van de nieuwe regeling
Ook zal moeten worden nagedacht of vergoedingen worden toegewezen aan de vrije ruimte (waarbij bij overschrijding 80%-eindheffing dient te worden betaald), of dat de vergoedingen niet worden toegewezen en zodoende vallen onder de reguliere brutering. Voor een werknemer wiens loon onder het tarief van 42% valt en voor wie de maximale premies werknemersverzekeringen is bereikt, geldt namelijk een eindheffing van 72,4%. Dan kan niet-aanwijzing en regulier bruteren dus een voordeel opleveren boven 80%-eindheffing. Bij werknemers die vallen onder het 52% tarief zou aanwijzing, en dus de 80%-eindheffing, weer wel gunstig kunnen uitpakken.
Al met al genoeg overpeinzingen en beoordelingen. Feit blijft dat alle werkgevers met personeel vroeg of laat te maken krijgen met de nieuwe regeling en zullen hun beloningsbeleid er op moeten aanpassen.
In het traject van de invoering van de werkkostenregeling zijn verschillende stappen te onderscheiden. In hoofdlijnen ziet dat er als volgt uit:
- (her)inrichten administratie;
- inventarisatie voor- of nadeel werkkostenregeling;
- formulering nieuw beloningsbeleid;
- feitelijke invoering in administratie, arbeidscontracten, personeelsreglementen e.d., communicatie naar de werknemers.
Cooster is u graag van dienst bij de invoering van de werkkostenregeling. Komende weken zal uw relatiebeheerder contact opnemen om een ene ander door te spreken. Met behulp van een werkkostenscan kan dan meteen al een eerste inventarisatie worden gemaakt.
