Administratie: hoe je eenvoudig van een last een lust kunt maken.
Als coachende accountants denken wij graag met onze klanten mee, ook wat betreft het voeren van de administratie en het daarvoor te gebruiken administratiepakket. Wij werken al enige tijd bij een groot deel van onze klanten met online administratie pakketten.
Een aantal voordelen voor u op een rij:
• Online, dus inloggen waar en wanneer u maar wilt;
• Veilig, uw administratie is beveiligd met wachtwoord en er worden automatisch back-ups gemaakt;
• Gebruiksvriendelijk, ook omdat wij als coachende accountant u graag op weg helpen;
• Goedkoop, uw administratie is al online te voeren vanaf € 17,50 per maand.
Als accountants weten wij uit ervaring dat het voeren van de boekhouding niet altijd de hobby is van een ondernemer. Daarom hebben wij onderstaand een aantal punten opgenomen waarmee u nog sneller, efficiënter en minder foutengevoelig uw administratie kunt voeren.
Telebankieren
Uw bankmutaties invoeren vanaf het afschrift kan een zeer tijdrovende klus zijn. Het is in verschillende online pakketten ook mogelijk de mutaties vanuit de bank te downloaden en deze vervolgens rechtstreeks te importeren in de administratie. Vervolgens hoeft u alleen nog maar een grootboek, debiteur of crediteur te selecteren. U hoeft dan geen data, bedrag of omschrijving meer in te vullen wat het verwerken van deze mutaties een stuk minder tijdrovend maakt. Dit gaat naar verloop van tijd steeds sneller omdat de intelligente software terugkomende betalingen gaat herkennen. Wanneer u bankiert bij de ABN Amro is het zelfs mogelijk de mutaties automatisch in administratie te laten importeren. Meer informatie hierover vindt u op de site van de ABN AMRO.
Factureren
Ook heeft u de mogelijkheid om facturen te maken en eventueel per mail te verzenden. Na het maken van de factuur wordt deze automatisch ingevoerd in uw administratie. U hoeft dus niet langer een factuur te maken en deze vervolgens ook nog in te boeken in uw boekhouding. Deze facturen zijn geheel naar eigen wens in te richten en kunnen bijvoorbeeld ook voorzien worden van uw bedrijfslogo. Het inrichten van deze facturen vergt eenmalig wat extra werk, het maken is daarna echter heel eenvoudig. Met het inrichten van uw facturen helpen wij u uiteraard graag.
Inlezen facturen
Het is natuurlijk ook goed mogelijk dat u uw facturen maakt in een speciaal pakket dat is gericht op uw bedrijf of uw branche of dat u alleen bonnen maakt met een kassa. Deze facturen moeten vervolgens ingevoerd worden in uw boekhoudpakket. Wanneer het echter mogelijk is een export te maken is naar bijvoorbeeld Excel is het vervolgens mogelijk deze eenvoudig in te lezen in uw administratie. Zo kunt u bijvoorbeeld de facturen van een hele maand in minder dan een kwartier tijd allemaal verwerken in uw boekhouding. Wij hebben dit bij één relatie van ons doorgevoerd, zij waren voorheen 2 dagen per maand bezig met het inboeken van de verkoopfacturen. Dat is teruggebracht tot maximaal één uur. Een gigantische besparing.
Door deze tips hopen wij u een beetje op weg te helpen in het efficiënter doen van uw administratie. Dit zijn echter slechts enkele voorbeelden, wij zien vaak dat door onwetendheid nog te veel werk verricht wordt. U ziet echter dat u op deze manier meer tijd kunt besteden aan hetgeen u echt graag doet: ondernemen!
Wanneer u vragen heeft over bovenstaand, of andere vragen met betrekking tot het online voeren van uw administratie, schroom dan niet contact met ons op te nemen. Wij helpen u graag!
Dit blog is geschreven door Jan van de Krol. Jan is sinds 1 juli 2009 full-time werkzaam bij Cooster coaching accountants. Jan is assistent accountant en verantwoordelijk voor een aantal klanten die hij zelf rechtstreeks bedient. Daarnaast begeleidt Jan veel klanten die wisselen van administratiepakket en realiseert hij voor veel klanten enorme tijdsbesparing op dit vlak.
