Er is sprake van aanvaardbaar bewijs als jij en je werknemer schriftelijk hebben afgesproken dat privégebruik niet is toegestaan. Jij controleert het autogebruik, denk aan een sluitende rittenregistratie door middel van een rittenregistratiekastje, en jij administreert je bevindingen. Daarnaast heb je je werknemer niet verzekerd voor privégebruik van de auto. Bij overtreding van het verbod leg je een passende sanctie op, bijvoorbeeld een geldboete die in verhouding staat tot de loonheffingen over het privégebruik. Vervolgens intensiveer je na een eventuele sanctie het toezicht.
Voor ondersteunend bewijs dat er sprake is van zakelijke ritten, kun je ook andere gegevens vastleggen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld agenda’s en werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, offertes, garagenota’s, schademeldingen, verkeersboetes of tanken buiten werktijd.
Wanneer er uitsluitend een schriftelijke afspraak tussen jou en je werknemer is dat privégebruik is verboden, en waarin ook sancties zijn opgenomen, maar waar niet uit blijkt dat er controle is, dan geldt dat niet als aanvaardbaar bewijs. Ook alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik van de auto en van het woon-werkverkeer, voldoet niet.
Het is van belang dat je duidelijke afspraken met je werknemer maakt wat moet worden vastgelegd en hoe je controleert. Bij een werknemer die een onregelmatig reispatroon heeft en intensief gebruikmaakt van de bedrijfsauto, zul je vaker moeten controleren dan bij een werknemer met een regelmatig reispatroon en minder intensief gebruik. De resultaten van die controles leg je vast in je loonadministratie.
Bij een onderzoek door de Belastingdienst moet je aannemelijk kunnen maken dat je voldoende aandacht hebt besteed aan controle van het autogebruik. Afwijkingen moeten voorzien zijn van een duidelijke argumentatie of moeten te koppelen zijn aan een opgelegde sanctie.
Weet je niet goed hoe en met welke frequentie je moet controleren? Neem dan contact op met je adviseur. Die kan samen met jou bespreken hoe je afspraken vastlegt en controleert.
Ontdek meer actuele inzichten en praktische updates van Cooster.
Tijdens een rechtszaak komt een man met de inspecteur overeen dat zijn werkelijk rendement in box 3 € 855 bedraagt. Enkele maanden later oordeelt de Hoge Raad dat bij de vaststelling van het werkelijk rendement geen rekening mag worden gehouden
Lees artikelDe bedragen van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag worden halfjaarlijks gewijzigd. Per 1 juli 2026 bedraagt het minimumuurloon voor iemand van 21 jaar of ouder € 14,99. Minimumjeugdloon Voor mensen die jonger zijn dan 21 jaar, gelden
Lees artikelEen bestuurder van een transportbedrijf wordt aansprakelijk gesteld voor bijna € 730.000 aan onbetaalde loonheffing en omzetbelasting. Hij stelt dat hij tijdig melding van betalingsonmacht heeft gedaan. De rechtbank oordeelt echter dat dit niet
Lees artikelEen bv ontvangt € 3,5 miljoen dubbel terug na een jarenlange procedure over verliesverrekening. Het systeem van de Belastingdienst 'vergeet' dat de voorlopige teruggaven al eerder waren teruggevorderd. De inspecteur corrigeert de fout via
Lees artikelEen gemachtigde dient hoger beroep in met een twee jaar oude doorlopende volmacht. Het hof vraagt om een recente machtiging. De gemachtigde weigert dit en wordt vervolgens niet-ontvankelijk verklaard. De Hoge Raad oordeelt dat de bestuursrechter
Lees artikelEen ambtenaar koopt jarenlang privégoederen op kosten van zijn werkgever. Hij schakelt daarbij een kantoorinrichtingsbedrijf in als doorgeefluik. Dat bedrijf betaalt de leveranciers, factureert door aan de gemeente met een opslag en trekt de
Lees artikel
Wil je altijd op de hoogte blijven van het laatste nieuws omtrent financiën en accountancy?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en mis niets.
Wilt u onze nieuwsbrief niet meer ontvangen? dan kunt u zich hier uitschrijven.
