In principe vormt een vaste kostenvergoeding belast loon voor uw werknemer. Hij of zij is daarover loonheffing verschuldigd. U kunt dit voorkomen door de vaste kostenvergoeding aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. U betaalt dan pas 80% eindheffing vanaf het moment dat u met alle aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen boven de jaarlijkse vrije ruimte uitkomt.
Let op! De vaste kostenvergoeding moet wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Is de afwijking groter, dan mag u het meerdere niet aanwijzen in de vrije ruimte. Dat deel is dan als loon belast bij uw werknemer.
Tip! De Belastingdienst beschouwt alle vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk.
Door het aanwijzen van de volledige vaste kostenvergoeding in de vrije ruimte gebruikt u misschien al een groot gedeelte van deze vrije ruimte. Als (een deel van) uw vaste kostenvergoeding gericht vrijgesteld is of als intermediaire kosten niet tot het loon behoort, kunt u echter meer vrije ruimte overhouden. U moet dan wel aan bepaalde voorwaarden voldoen.
Om (een deel van) de vaste kostenvergoeding als gerichte vrijstelling of intermediaire kosten te laten kwalificeren, moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:
Tip! Bestond de vaste onkostenvergoeding al voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, dan hoeft u alleen een nieuw onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten te doen als de omstandigheden, waarop de vergoedingen zijn gebaseerd, veranderen.
Let op! De werkkostenregeling is in 2015 definitief ingevoerd. De kans dat de omstandigheden zijn veranderd, is dan ook zeker niet uit te sluiten. Onderzoek daarom of u wellicht een nieuwe onderbouwing moet maken.
De onderbouwing en het onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten moet altijd gebeuren voordat u de vaste kostenvergoeding geeft. Deed u nog niet zo’n onderzoek, dan kunt u dus alleen voor de toekomst mogelijk gebruikmaken van de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten.
Tip! Het kan zeker de moeite lonen om zo’n onderzoek te doen naar de werkelijk gemaakte kosten. Er is namelijk een flink aantal kosten die onder een gerichte vrijstelling of intermediaire kosten valt. Denk bijvoorbeeld aan een vergoeding voor woon-werkverkeer a € 0,19 per kilometer, voor het wassen van de auto van de zaak, voor het internetgebruik thuis en voor een mobiele telefoon.
Ontdek meer actuele inzichten en praktische updates van Cooster.
Tijdens een rechtszaak komt een man met de inspecteur overeen dat zijn werkelijk rendement in box 3 € 855 bedraagt. Enkele maanden later oordeelt de Hoge Raad dat bij de vaststelling van het werkelijk rendement geen rekening mag worden gehouden
Lees artikelDe bedragen van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag worden halfjaarlijks gewijzigd. Per 1 juli 2026 bedraagt het minimumuurloon voor iemand van 21 jaar of ouder € 14,99. Minimumjeugdloon Voor mensen die jonger zijn dan 21 jaar, gelden
Lees artikelEen bestuurder van een transportbedrijf wordt aansprakelijk gesteld voor bijna € 730.000 aan onbetaalde loonheffing en omzetbelasting. Hij stelt dat hij tijdig melding van betalingsonmacht heeft gedaan. De rechtbank oordeelt echter dat dit niet
Lees artikelEen bv ontvangt € 3,5 miljoen dubbel terug na een jarenlange procedure over verliesverrekening. Het systeem van de Belastingdienst 'vergeet' dat de voorlopige teruggaven al eerder waren teruggevorderd. De inspecteur corrigeert de fout via
Lees artikelEen gemachtigde dient hoger beroep in met een twee jaar oude doorlopende volmacht. Het hof vraagt om een recente machtiging. De gemachtigde weigert dit en wordt vervolgens niet-ontvankelijk verklaard. De Hoge Raad oordeelt dat de bestuursrechter
Lees artikelEen ambtenaar koopt jarenlang privégoederen op kosten van zijn werkgever. Hij schakelt daarbij een kantoorinrichtingsbedrijf in als doorgeefluik. Dat bedrijf betaalt de leveranciers, factureert door aan de gemeente met een opslag en trekt de
Lees artikel
Wil je altijd op de hoogte blijven van het laatste nieuws omtrent financiën en accountancy?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en mis niets.
Wilt u onze nieuwsbrief niet meer ontvangen? dan kunt u zich hier uitschrijven.
