Wanneer kan je btw terugvragen?

Als je debiteur je factuur niet betaalt, kan je de in rekening gebrachte btw terugvragen die je eerder hebt afgedragen aan de Belastingdienst. Dat kan je doen zodra definitief vaststaat dat je debiteur de factuur niet zal betalen. Op dat moment kan je de eerder afgedragen btw via je btw-aangifte terugvragen (bij vraag 1a of 1b).

Let op! Staat nog niet definitief vast dat je debiteur de factuur niet betaalt, maar is één jaar verstreken sinds de betaaltermijn van de factuur is afgelopen? Kom dan ook in actie! Dit is namelijk de uiterste termijn waarop je de eerder afgedragen btw kunt terugvragen via je btw-aangifte. Doe je dat niet, dan kan de Belastingdienst je latere verzoek om btw-teruggaaf weigeren.

Voorbeeld
Je stuurt op 4 april 2023 een factuur van €12.100 inclusief 21% btw. De betaaltermijn is 30 dagen en de factuur is daarom vanaf 4 mei 2023 opeisbaar. In je btw-aangifte 2e kwartaal 2023 droeg je ter zake van deze factuur €2.100 btw af. Op 4 mei 2024 is de factuur nog niet betaald, maar staat ook nog niet definitief vast dat deze ook niet betaald gaat worden. Omdat één jaar verstreken is sinds het opeisbaar worden van de factuur, vraag je in je btw-aangifte 2e kwartaal 2024 echter wel al €2.100 terug. Doe je niet per kwartaal maar per maand btw-aangifte, dan droeg je €2.100 btw af in de btw-aangifte van april 2023 en vraag je deze terug in de btw-aangifte van mei 2024.

Let op! Controleer dus altijd bij het indienen van je btw-aangifte of je nog openstaande debiteuren hebt waarvan de betaaltermijn meer dan een jaar verstreken is. Op die manier voorkom je dat je te laat de btw voor oninbare debiteuren terugvraagt.

Debiteur betaalt alsnog

Heeft je debiteur btw terugbetaald van een factuur die niet betaald is en wordt deze alsnog betaald? Dan moet je de btw die je eerder hebt teruggevraagd op dat moment weer via je btw-aangifte afdragen (bij vraag 1a en 1b).

Voorbeeld
Je debiteur betaalt je factuur van €12.100 alsnog op 8 oktober 2024. In je btw-aangifte 4e kwartaal 2024 draag je daarom de €2.100 weer af aan de Belastingdienst. Doe je per maand btw-aangifte, dan draag je in je btw-aangifte oktober 2024 de €2.100 weer af aan de Belastingdienst.

Tip! Boek de btw die je terugvraagt nadat een jaar verstreken is na het aflopen van de betaaltermijn op een aparte grootboekrekening. Op die manier kan je deze btw beter volgen als later de debiteur alsnog betaalt.

Gedeeltelijke betaling

De regels over het terugvragen en weer afdragen van de btw werken bij gedeeltelijke betaling van de factuur op dezelfde wijze, maar dan pro rata.

Voorbeeld
Op 4 mei 2024 heeft je debiteur €4.840 betaald op je factuur van €12.100. Dit betekent dat van de gehele factuur nog 60% openstaat. In je btw-aangifte 2e kwartaal 2024 (of mei 2024 als je maandaangifte doet) vraag je daarom niet de gehele btw terug, maar 60% van de afgedragen btw, in casu €1.260. Op 8 oktober 2024 betaalt de debiteur nog een keer €4.840. Van de teruggevraagde €1.260 draag je in je btw-aangifte 4e kwartaal 2024 (of oktober 2024 als je maandaangifte doet) daarom €840 weer af.

Afspraken met debiteur

Maak je afspraken met je debiteur waarbij je bijvoorbeeld de vordering die je hebt omzet in een lening aan de debiteur? Houd er dan rekening mee dat dit gezien kan worden als een betaling van de factuur door de debiteur. Je kan de btw dan niet terugvragen bij de Belastingdienst en moet al eerder teruggevraagde btw aan de Belastingdienst terugbetalen. 

Let op! Dit is ook zo als later blijkt dat de debiteur de lening niet geheel afbetaalt. Je kan dan niet alsnog de btw terugvragen, omdat door de omzetting in een lening de factuur geacht wordt te zijn betaald.

Crediteurenakkoord

Sluit je een crediteurenakkoord of een schuldeisersakkoord, dan geef je je vordering (deels) prijs. In een crediteurenakkoord of schuldeisersakkoord wordt namelijk doorgaans afgesproken dat afgezien wordt van de in het akkoord genoemde vorderingen. Dit heeft tot gevolg dat er juridisch geen sprake meer is van een vordering op je debiteur. De btw op de onbetaalde, door jou prijsgegeven factuur, kan je dan ook niet meer terugvragen.

Let op! Vroeg je de btw al terug omdat één jaar verstreken was na het opeisbaar worden van de factuur? Dan moet je deze btw weer terugbetalen als je een crediteurenakkoord sluit waarin je de vordering (deels) prijsgeeft.

Geen creditfactuur!

Het is niet toegestaan om een interne creditfactuur op te maken om daarmee te proberen de btw alsnog terug te krijgen van de Belastingdienst. De Belastingdienst accepteert dit niet en behandelt dit als fraude! Zorg daarom dat je op de juiste wijze, op tijd de btw terugvraagt. Op die manier is het ook niet nodig om een interne creditfactuur op te maken.